Вы могли их видеть, но не замечать. Они редко на первом плане, не рвутся в эфир, не рулят совещаниями и не делают громких заявлений. Но если они вдруг уйдут — вся система госорганов начнёт тихо, но уверенно сыпаться, как плохо склеенная папка.
Это они — делопроизводители. Люди, которые наводят порядок в том, что большинство называет «бумажной волокитой», а на самом деле — государственным документооборотом. Звучит скромно, а по факту — это каркас всей работы. Потому что если чиновник — это исполнитель, то делопроизводитель — это тот, кто всё фиксирует, отслеживает, и при случае ещё и напомнит: «Ага, Иван Иванович, вы это два месяца назад сами подписали».
Что делает делопроизводитель: по-честному
Название вроде бы говорит само за себя — «ведёт дело», «производит документы». Но по сути, у делопроизводителя задач на порядок больше, чем кажется:
- Принимает входящие документы — письма, обращения, запросы, указы, пакеты из почты, секретные конверты и простые бумажки от бабушек.
- Регистрирует их в системе — вручную или в электронном виде. Всё с датами, номерами, журналами, чтобы не дай бог ничего не потерялось.
- Передаёт нужному человеку или отделу — точно, в срок и по назначению.
- Следит за сроками исполнения — и напоминает, если кто-то засиделся.
- Обрабатывает исходящую документацию — оформляет, нумерует, проверяет правильность формулировок и шапок.
- Архивирует документы — не просто складывает в коробки, а систематизирует по делу, сроку хранения, порядку и здравому смыслу.
Если коротко: ничего в госструктуре не может пройти мимо делопроизводителя, если он на месте и всё делает как положено.
Почему без них вообще ничего не работает
Представим ситуацию. Пришло письмо. Начальник отдела посмотрел, сказал: «Потом». Через месяц — «Где письмо?». И начинается: кто взял, куда дел, кто не зарегистрировал, кто не передал. Вот тут и проявляется роль делопроизводителя — он знает, где, что, когда и зачем.
Вот что будет, если делопроизводителя нет или он работает спустя рукава:
- Документы теряются. А потом приходится объяснять на комиссии, почему забыли ответить губернатору.
- Срываются сроки. А это — уже ответственность.
- Ответы уезжают не туда, где их ждут.
- Невозможно найти нужную бумагу в архиве, особенно через год.
- Никто не может понять, что кому поручено и на каком этапе.
Так что делопроизводитель — это не просто «бумажный человек», а внутренняя навигационная система организации. Без него чиновник тонет в бумагах быстрее, чем в критике в интернете.
Каким должен быть идеальный делопроизводитель
Не каждый может быть делопроизводителем. Потому что это профессия на пересечении терпения, внимания, аккуратности и внутренней дисциплины. Вот какими качествами должен обладать человек, чтобы быть действительно ценным:
- Внимательность. Перепутал букву в фамилии — отправили не туда.
- Педантичность. Всё должно лежать по полочкам — по делу, по дате, по цвету обложки.
- Ответственность. Это не про «не забудь», а про «если ты не передал — срывается всё».
- Умение работать с техникой. Электронные системы документооборота (СЭДы) — это не Excel, это отдельная религия.
- Тактичность. Делопроизводитель часто видит больше, чем положено. Но молчит, как разведчик.
- Способность работать в темпе. Иногда входящих писем — как у Деда Мороза в декабре. А разгрести надо за день.
Делопроизводитель — это не «секретарь»
Одна из самых распространённых ошибок — путать делопроизводителя с офис-менеджером или личным помощником. Нет, это не человек, который варит кофе, отвечает на звонки и встречает гостей (хотя в маленьких отделах может и такое быть по совместительству).
Делопроизводитель — это администратор всего документооборота. Он не «приносит», а ведёт, регистрирует, контролирует. Это работа, требующая знаний, навыков и понимания процесса.
Секретаря могут заменить чат-ботом. Делопроизводителя — нет.
Почему их часто не замечают (а зря)
Пока всё идёт как по маслу — никто не вспоминает о делопроизводителе. Но стоит одному документу «уйти в никуда», как начинается переполох. И тут все бегут с вопросами: «А вы не видели… А вы не регистрировали?.. А у вас копия осталась?..»
Это та редкая профессия, где успешность работы оценивается по принципу «всё тихо и без скандалов». А значит, человек работает отлично.
Есть ли у профессии будущее?
Да, и вполне уверенное. Пока в органах власти существует документооборот (а он будет всегда), будут нужны те, кто умеет им управлять. Да, сейчас всё активнее переходит в цифру. Но даже в электронных системах кто-то должен:
- Вести порядок.
- Обеспечивать доступ.
- Контролировать сроки.
- Обучать новых сотрудников, как не наломать дров в СЭДе.
Так что делопроизводители будущего — это не бабушки с печатью, а профи, которые уверенно владеют документооборотом, техникой и логикой.
И вот к чему всё это
Делопроизводитель — это не «человек при канцелярии», а опора всей организации, особенно в госструктурах. Он не даёт утонуть в бумажном хаосе, помогает руководству не забывать о сроках, следит, чтобы всё дошло, ушло и осталось там, где должно.
Если вам кажется, что это неважная работа — попробуйте один день пожить без неё. Станет весело, но недолго.
А если вы — сам делопроизводитель, знайте: без вас всё бы давно развалилось. Только никто об этом не говорит, потому что вы всё сделали вовремя. Как всегда.
